O2-Jyväskylä ry:n jäsen-, yhteistyökumppani- ja testitulosrekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 28.2.2018, päivitetty 5.3.2019

1. Rekisterinpitäjä

O2-Jyväskylä ry (1777732-6), toimisto (at) o2-jkl.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt ja yhteystiedot

Toiminnanjohtaja Krista Karhunen, krista.karhunen (at) o2-jkl.fi, 040 966 3902
Urheilutoimenjohtaja Tuomas Pulkkinen, tuomas.pulkkinen (at) o2-jkl.fi, 040 966 3816
Jäsenasioiden hoitaja Kari Jauhiainen, kari.jauhiainen (at) o2-jkl.fi, 040 550 4268

3. Rekisterin nimi

O2-Jyväskylä ry:n jäsen-, yhteistyökumppani- ja testitulosrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta O2-Jyväskylä ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain 11 §:n mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta O2-Jyväskylä ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen ja testitulosten käsittely perustuu testitulosrekisterin osalta sopimukseen tai O2-Jyväskylä ry:n oikeutettuun etuun (toiminnan kehittäminen) ja testitulosten käyttötarkoitus on tuloksien hyödyntäminen pelaajien harjoittelun suunnittelussa ja urheilutoiminnan kehittämisessä.

• yksittäisen pelaajan testitulokset ovat pelaajan joukkueen valmentajien ja valmennus-/junioripäällikön nähtävissä, eikä niitä jaeta kolmansille osapuolille
• testituloksia voidaan käyttää ilman identifiointitietoja myös Jyväskylän yliopiston ja Kilpa- ja Huippu-urheiluyksikön tutkimuksissa

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai O2-Jyväskylä ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on O2-Jyväskylä ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• alaikäisen jäsenen osalta
  • tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• valokuva
• tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• laskuihin liittyvät tiedot
• valokuva
• tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Testitulosrekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• testatun nimi, ikä ja sukupuoli
• testitulokset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa O2-Jyväskylä ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen salibandyliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Salibandyliiton ylläpitämässä Suomisportti-rekisterissä. Lisätietoja Suomen salibandyliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://salibandy.fi/salibandy-info/lajiesittely/tietosuoja/

Testitulosrekisteriin tallennettuja testituloksia voidaan luovuttaa ilman identifiointitietoja myös Jyväskylän yliopiston ja Kilpa- ja Huippu-urheiluyksikön tutkimuksiin.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

• toimihenkilön henkilötietojen säilytysaika kts. kohta 10
• yhdistyksen jäsenen henkilötietojen säilytysaika kts. kohta 10
• yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Testitulosrekisterin tiedot on tallennettu O2-Jyväskylä ry:n tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Tietojen säilytys

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään aktiivisina niin kauan kun hyödynnämme tietoja kohdissa 4 ja 5 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekistereihin tallennettuja jäsentietoja arkistoidaan jäsenen jäsenyyteen liittyvien tietojen osalta jäsenrekisterin käyttötarpeiden mukaisesti. Rekistereihin tallennettuja tietoja voidaan säilyttää tilastointi- ja tutkimustarkoituksessa ilman yksilöiviä henkilötietoja.

Rekisterinpitäjänä arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisen tietosuojaohjeen ja käyttötarpeen mukaisesti. Toteutamme kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.